Apa itu Formulir Intake?
Formulir permintaan proyek adalah dokumen kuesioner yang digunakan oleh agensi pemasaran untuk secara efektif dan efisien mengonboard proyek klien baru. Formulir permintaan berisi serangkaian pertanyaan yang berkaitan dengan klien dan detail proyek. Untuk alasan ini, formulir permintaan proyek adalah pilihan yang disukai untuk proyek baru di mana hubungan kerja berbasis proyek atau berbasis waktu.
Untuk klien dengan sistem pembayaran bulanan, biasanya sebuah ringkasan proyek / ringkasan klien akan digunakan sebagai pengganti formulir penerimaan proyek karena sebagian besar informasi dasar klien sudah diketahui dan detail yang dibutuhkan jauh lebih spesifik untuk proyek tersebut.
Manfaat Formulir Permintaan Proyek untuk Agensi
Agensi digital yang sukses mengandalkan proses yang efisien. Semakin banyak proses tersebut yang dibangun oleh agensi, semakin mudah untuk meningkatkan skala dan mengembangkan agensi. Manfaat utama dari formulir penerimaan proyek adalah untuk memastikan bahwa setiap proyek klien baru dimulai dengan baik dengan proses yang terformalisasi dari hari pertama. Tujuan dari formulir penerimaan adalah untuk memfasilitasi transfer informasi proyek dari klien ke agensi secara efisien.
Singkatnya, formulir permintaan proyek membantu menyiapkan proyek baru agar berhasil. Namun, ada beberapa manfaat lain bagi agensi dan klien juga:
1. Membuat semua orang berada di halaman yang sama, secara harfiah!
Terkadang bisa ada beberapa pemangku kepentingan yang terlibat di sisi klien. Untuk mencegah miskomunikasi atau ketidaksesuaian tujuan, selalu baik untuk menggunakan dokumentasi untuk menangkap semua detail proyek di satu tempat dan mendapatkan persetujuan dari semua pemangku kepentingan.
Formulir penerimaan proyek membantu memfasilitasi kejelasan dengan mendefinisikan tujuan, hasil yang akan disampaikan dan membantu menetapkan ekspektasi terutama seputar lingkup pekerjaan. Ini tentu saja membantu menghindari perluasan lingkup yang tidak terkontrol, yang merupakan sesuatu yang dapat terjadi ketika tidak ada dokumentasi yang ada.
2. Menetapkan standar untuk bekerja sama
Hubungan antara klien dengan agensi akan lebih mungkin berhasil jika dokumentasi menjadi inti dari setiap proses. Formulir penerimaan proyek membantu menjaga jejak audit antara Anda dan klien. Jika terjadi masalah di kemudian hari, formulir penerimaan proyek membantu mendukung versi Anda karena diisi oleh klien dan menjelaskan harapan mereka. Perlu juga dicatat bahwa dokumentasi seperti ini membantu membangun kepercayaan dan menunjukkan bahwa Anda tahu apa yang Anda lakukan.
3. Menciptakan efisiensi alur kerja
Menghemat waktu (baik dari sisi agensi maupun klien) sebagai manfaat besar dari penggunaan formulir penerimaan proyek. Tapi tidak hanya itu, formulir tersebut dapat menjadi bagian dari serangkaian otomatisasi untuk membuat alur kerja Anda menjadi lebih efisien. Sebagai contoh, input formulir dapat langsung dikirimkan ke alat manajemen proyek dan dapat digunakan untuk secara otomatis membuat tugas untuk staf atau menyiapkan kerangka kerja proyek.
4. Membantu membangun budaya agensi dengan proses yang kuat
Proses formulir penerimaan proyek harus menjadi salah satu dari banyak proses yang digunakan agensi Anda untuk memastikan operasi sehari-hari yang lancar. Seperti yang telah kami bahas dalam artikel sebelumnya seperti Cara Memulai Agensi Pemasaran Digital, mendefinisikan proses agensi Anda dengan jelas adalah kunci untuk menjalankan bisnis yang sukses. Melakukan hal tersebut memastikan agensi Anda dapat tumbuh dan berkembang karena Anda telah membangun proses yang konsisten di seluruh proyek klien.
5. Menghindari bolak-balik email
Komunikasi adalah kunci untuk setiap hubungan klien-agen. Formulir penerimaan proyek dapat membantu menghindari email yang berlebihan dan mencegah detail hilang dalam rantai email yang panjang. Ini juga mencegah situasi yang ditakuti di mana klien secara tidak sengaja mengklik 'reply' pada sebuah email daripada 'reply all' dan kesenjangan informasi mulai muncul dalam tim proyek.
Proses Formulir Penerimaan Proyek Tipikal
Formulir penerimaan proyek biasanya merupakan salah satu bagian dari proses penerimaan klien baru yang terdiri dari 3 atau 4 bagian. Tergantung pada jenis (dan ukuran) agensi Anda, proses penerimaan klien baru (atau orientasi) mungkin terlihat seperti ini:
-
-
- Kontak Awal: calon klien menemukan situs web Anda dalam pencarian Google, mengisi formulir kontak Anda, mengirimkan email kepada Anda atau menghubungi Anda dengan cara lain
- Formulir penerimaan proyek: klien potensial melengkapi formulir penerimaan proyek Anda
- Proposal (atau pitch): Anda mungkin mengirimkan proposal tersebut ke klien atau mempresentasikannya secara langsung atau melalui Zoom
- Kick off meeting: klien menerima proposal Anda dan pertemuan langsung atau panggilan secara formal memulai proyek
- Kontrak atau Pernyataan Pekerjaan (SoW) ditandatangani: ini mungkin ditandatangani selama atau bahkan sebelum rapat pembukaan
-
Apa yang Harus Dimasukkan dalam Formulir Penerimaan Proyek Anda
Formulir penerimaan proyek seharusnya membantu Anda menangkap semua informasi yang Anda butuhkan untuk memahami lingkup proyek. Jadi, masuk akal jika formulir tersebut mengajukan pertanyaan-pertanyaan spesifik tentang apa yang proyek tersebut melibatkan.
Ini akan perlu disesuaikan berdasarkan jenis proyek (misalnya: proyek SEO, proyek penulisan konten, proyek strategi media sosial, dll) tetapi jenis pertanyaan berikut akan membantu Anda menangkap sebagian besar persyaratan umum:
Detail Klien
- Nama klien
- Kontak orang (pemangku kepentingan)
- Detail kontak (telepon, email, situs web)
Detail Proyek
- Tujuan atau sasaran proyek
- Deskripsi tertulis tingkat tinggi dari proyek
- Tipe proyek / Layanan yang dibutuhkan
- Tanggal mulai & berakhir, tonggak penting dan prioritas
- UVPs (Proposisi Nilai Unik)
- Detail pesaing
Detail Target Audiens (jika berlaku)
- Persona audiens target
- Demografi / geografi audiens target
- Data nilai pelanggan
Anggaran
- Rentang anggaran proyek
- Rentang retainer bulanan (jika berlaku)
Cara Membangun dan Mengotomatiskan Formulir Penerimaan Proyek
Saat klien menyelesaikan formulir permintaan proyek Anda, Anda kemungkinan akan melihat manfaat dalam mengotomatiskan pemrosesan data ini. Faktanya, sebagian besar agensi digital mengotomatiskan pengumpulan data untuk menghemat waktu. Contoh-contoh di bagian bawah artikel ini dari agensi digital semuanya menyoroti aspek otomatisasi dari pengumpulan data ini dan bagaimana mereka mencapainya.
Ketika datang ke membangun formulir permintaan proyek pertama Anda, tempat yang sederhana (dan gratis) untuk memulai adalah Google Forms. Ini karena tanggapan secara otomatis dikumpulkan di Google Sheets sehingga tidak perlu memasukkan data secara manual.
Namun, ketika berbicara tentang memulai proyek klien, biasanya Anda akan menggunakan semacam alat manajemen proyek untuk menyiapkan proyek secara keseluruhan, menugaskan tugas, melacak tanggal, dan memantau kemajuan.
Seperti Google Forms, cara yang sederhana (dan gratis) untuk memulai adalah dengan papan kanban seperti yang ada di Trello. Jadi ketika seseorang mengirimkan formulir, data tersebut dibuat sebagai kartu baru di papan Trello. Otomatisasi ini dicapai dengan menggunakan Zapier di antara Google Forms dan Trello:
Tetapi jika Anda membutuhkan skala yang lebih besar dan telah melampaui Trello, Anda perlu beralih ke alat manajemen proyek khusus (seperti Asana yang ditunjukkan di bawah ini). Keuntungan dari jenis alat ini adalah bahwa mereka memiliki fitur lengkap dan termasuk hal-hal seperti pembuat formulir bawaan yang memungkinkan Anda untuk membuat formulir kuesioner sederhana. Data formulir kemudian secara otomatis didorong langsung ke dalam alat manajemen proyek ketika dikirimkan.
Masih mungkin ada kebutuhan untuk Zapier. Agen-agen digital lainnya menggunakan alat otomatisasi data seperti Zapier untuk mengambil data formulir yang telah dikirim dari pembuat formulir khusus dan mendorongnya ke dalam alat manajemen proyek juga. Bagaimanapun, hasilnya sama. Mencapai otomatisasi akan membantu Anda menghemat waktu secara keseluruhan.
Unduh Template Formulir Intake Proyek dalam Word DOCX
Unduh template Word dan gunakan ini sebagai dasar untuk formulir intake proyek agensi Anda sendiri:
Contoh Formulir Penerimaan Proyek Agensi Digital
Kami berbicara dengan beberapa agensi pemasaran digital tentang formulir penerimaan proyek mereka, bagaimana mereka menggunakannya dan bagaimana formulir tersebut memberikan nilai bagi klien dan agensi:
Gunakan Tangga
Take the Stairs adalah agensi pemasaran digital dan generasi pemimpin yang berbasis di Nashville, TN. Mereka mengkhususkan diri dalam menjalankan kampanye generasi pemimpin untuk dokter gigi dan bisnis spa medis.
Adam Carbonneau adalah Pendiri dan Direktur Pelaksana dari Take the Stairs. Adam mengatakan formulir penerimaan proyek mereka adalah prasyarat untuk setiap kampanye generasi prospek yang mereka jalankan untuk klien.
Formulir ini memungkinkan agensi untuk mengumpulkan sejumlah besar kriteria penjualan dari klien dan memastikan mereka secara akurat menargetkan prospek ideal klien. Secara teknis formulir ini dibuat dalam Gravity Forms dan menggunakan Zapier untuk mendorong data ke ClickUp yang digunakan agensi untuk mengelola pipeline proyek mereka.
Contoh dari Take the Stairs Project Intake Form
Adam mengatakan ide untuk menggunakan formulir penerimaan proyek berasal dari model penjualan ABM (Account Based Marketing).
"Kampanye generasi lead kami menggunakan kekuatan basis data LinkedIn Sales Navigator. Kami mengumpulkan data lead berdasarkan kriteria penjualan pelanggan kami untuk mengungkap 400-1500 prospek yang paling berkualifikasi."
Agensi kemudian menyiapkan daftar dan menjalankan aktivitas pengayaan data sebelum menggunakan LinkedIn's Matched Audiences untuk mendapatkan kesadaran merek sebelum meluncurkan kampanye pendekatan dingin yang bertujuan untuk mengajarkan prospek ideal mereka sesuatu yang baru tentang industri mereka - alih-alih sangat berorientasi penjualan.
Setelah calon klien tertarik dengan layanan agensi, formulir penerimaan proyek digunakan untuk memahami detail tentang apa yang ingin dicapai oleh klien:
"Alih-alih mengadakan pertemuan selama 3 jam, kami memperbolehkan klien kami untuk mengisi formulir kriteria penjualan kami sesuai keinginan mereka. Setelah formulir tersebut dikirimkan, tiket internal secara otomatis dibuat dalam alat manajemen proyek kami dan Project Manager kami diberitahu bahwa klien siap untuk memulai."
Creative Click Media
Creative Click Media adalah agensi pemasaran digital full-service di New Jersey yang berfokus pada pemasaran kreatif, desain web dan pengembangan.
Adam Binder adalah Pendiri agensi tersebut dan memberi tahu kami bahwa mereka baru-baru ini meluncurkan formulir permintaan proyek online baru khusus untuk proyek SEO.
Formulir ini dibagi menjadi tujuh kategori yang mencakup detail klien, perusahaan, audiens, pelanggan, pesaing, dan tujuan.
"Tujuan dari formulir ini adalah dua lipat: untuk mendapatkan wawasan tentang bisnis, dan untuk mendapatkan wawasan tentang tujuan dan harapan klien untuk kampanye mereka."
Adam mengatakan bahwa formulir tersebut juga tentang bagaimana membuat agensi tersebut proaktif sejak hari pertama. Memiliki informasi yang tersedia memungkinkan timnya untuk melakukan penelitian awal, yang mengarah pada panggilan peluncuran awal yang lebih produktif dan dapat diambil tindakan. Dengan memulai lebih awal dalam memahami bisnis dan tujuan klien, Creative Click Media dapat mengembangkan strategi pemasaran digital yang lebih terarah dan efektif sejak awal.
Formulir Penerimaan Proyek SEO Creative Click Media
Aspek unik dari formulir penerimaan proyek Creative Click Media adalah nada suaranya. Adam mengatakan bahwa bagi klien, menjawab begitu banyak pertanyaan penting sekaligus bisa menjadi menakutkan dan membebani. Untuk menyeimbangkan ini, mereka telah membuat formulir mereka berwarna cerah dengan GIF populer yang disisipkan di antara bagian-bagian.
Ini membantu untuk membawa sedikit humor dan intrik ke dalam tugas yang sebaliknya monoton, sambil menyoroti sisi menyenangkan dari budaya perusahaan mereka.
Stratosfer
Stratosphere yang berbasis di Irvine, CA adalah agensi pemasaran digital spesialis untuk klien di vertikal Asuransi.
Casey Preston adalah Pendiri & CRO dari agensi tersebut dan menggunakan formulir penerimaan proyek untuk menyediakan pengalaman onboarding yang lebih baik bagi klien mereka dan memperlancar alur kerja mereka. Mereka juga mendapatkan manfaat lainnya juga.
Casey mengatakan formulir tersebut berfungsi sebagai batu loncatan untuk memilih proyek yang tepat. Mereka mengirimkan formulir tersebut kepada klien pada tahap pra-kerjasama, dengan harapan menemukan kelompok bersama untuk disetujui.
Unduh Formulir Penerimaan Proyek Stratosphere
Ketika klien mengirimkan formulir ini, data tersebut dimasukkan ke dalam alat manajemen proyek khusus agensi dan digunakan sebagai dasar untuk menetapkan tahapan siklus hidup proyek. Casey mengatakan formulir intake telah berkembang selama bertahun-tahun dari formulir informasi klien dasar menjadi dokumen yang lebih terperinci dan berfokus pada proyek.
Untuk tim di Stratosphere, formulir-formulir ini memberikan lebih dari sekadar efisiensi alur kerja tetapi sebenarnya membantu membangun kecerdasan industri. Data yang ditangkap juga memberi mereka tren tentang kisaran anggaran, segmen pasar target, UVPs (Unique Value Proposition) dan lanskap pesaing. Ini semakin penting mengingat agensi tersebut beroperasi dalam satu niche: Asuransi.
"Saat kami terus memperluas cakupan segmen industri dan menambahkan lebih banyak layanan pemasaran digital ke sayap kami, kami akan melakukan modifikasi lebih lanjut pada formulir permintaan proyek kami, sesuai kebutuhan, untuk mencapai tujuan agensi kami"
Venture Kite
Formulir intake proyek tidak hanya populer untuk agensi tetapi juga untuk bisnis yang mengoperasikan sub-brand. Venture Kite adalah salah satu bisnis tersebut dengan portofolio berbagai situs web. Grup ini memiliki proses yang mirip dengan agensi dan menggunakan formulir intake proyek secara internal.
Nadav Harari adalah Kepala SEO di Venture Kite dan menjalankan proyek pemasaran digital di seluruh portofolio mereka. Nadav mengatakan mereka memiliki aliran proyek baru dan pembaruan yang terus menerus diluncurkan secara reguler.
"Kami telah mengintegrasikan formulir permintaan proyek Asana untuk membantu kami dalam mengelola permintaan secara efisien dari pemilik produk dan berbagai departemen."
Setiap pemilik produk dalam grup Venture Kite mengirimkan tugas menggunakan formulir dan mendeskripsikan proyek serta prioritas, tanggal jatuh tempo, dan lampiran.
Formulir-formulir ini kemudian diproses melalui alur kerja Asana yang terpusat dan dibagi menjadi tugas-tugas relevan dengan prioritas produksi yang diatur setiap minggu oleh manajer proyek dan manajer umum Venture Kite.
Langkah Selanjutnya
Jangan lupa untuk mengunduh template Formulir Penerimaan Proyek Agensi dalam format Microsoft Word DOCX. Formulir ini sepenuhnya dapat diedit yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pertanyaan dan format untuk niche atau penawaran layanan khusus Anda. Beri tahu kami bagaimana hasilnya, kami sangat ingin mendengar dari Anda di Twitter @seoptimer.
